オンラインによるファシリテーション（9）

こんにちは！毎週水曜日を担当する水江 泰資（みずえ ひろよし）です。
本エッセイでは、少人数の打合せや会議運営で役立つファシリテーション・スキルを紹介しています。前回は、オンライン会議の開催告知についての注意点を説明しました。
今回からは、通信環境に関して会議の開催までにやっておくことについて説明します。
もし、あなたが会議進行者であれば、作業は大きく分けてふたつあります。会議前日までにやっておくことと当日開始前にやることです。今回は前者についてポイントを挙げます。
なお、よく使われるオンライン会議アプリのZoomなどでは、会議室を開設したり、各種の機能を設定したりする権限を持っている人を「ホスト」と呼んでいます。一般的には組織の通信関係に携わっている人がこの権限を持っている場合が多いので、ここでは、会議進行者（あなた）とホストは別の人物である前提で説明します。
１． 機能の設定を依頼しよう
使いたい機能をホストに伝え、設定してもらいます。例えば、参加者を小部屋に分けて議論させるブレイクアウトルームという機能はよく使われますが、初期設定には無い場合があります。会議が開始してしまうと、途中での機能追加や変更が出来ませんので、事前に設定してもらう必要があります。
２． 開場時刻を伝えておこう
当日開場してほしい時刻をホスト権限の所有者に事前に伝えておきます。例えば、10時開始の会議なのに10時に開場すれば、それから参加者の接続が始まるため、時間の損失は大きくなります。開始30分前あたりが妥当でしょう。
３． 通信トラブルに備えよう
複数のアプリケーションを同時に使用した場合、パソコンにかかる負荷は相当なものがあります。予期せぬパソコンの作動トラブルが発生した時に備え、予備機を準備してもらうのをお勧めします。
　以上が、会議の前日までにやっておくべきポイントです。
次回は、会議当日の開始前にやることについて説明します。